仕事術

【教員×Excel】成績処理を自動化①関数「IF」の活用

みなさんこんにちは。

教員をしていると避けられない仕事の中に、「成績処理」がありますよね。

  • ◯◯点だからA評価
  • A・B・Aだから4

など。

でも、この成績処理って、とっても面倒くさくないですか?

実は、Ecxelの関数「IF」を使えば、自動で成績をつけることが可能です。

この記事では、実際にどのような数式を使って成績をつけていくのかを、わかりやすく解説します。

この記事を読むと、Excelを使った成績のつけ方がわかり、担当生徒数が何人だろうと、あっという間に成績処理を終わらせることができます。

結論、これから紹介する数式を入力すれば、成績処理は完了します。

こんな人に読んで欲しい!
  • 成績の処理に苦労している。
  • 自動で成績をつけられる方法が知りたい。
  • 何人も何人も同じ作業を繰り返すことに疲れている。

観点別評価の付け方

データの用意

成績の処理をするためには、まずデータ(数値)が必要です。

下のように、3つの観点について、数値が一覧になっているデータを用意しましょう。

※使用している個人名や数値は、全て架空のものです。

今回は、全ての観点について、100点満点で点数をつけていることとします。

関数の入力

ここでは、入力した数値に合わせて、「A」・「B」・「C」をつける数式を入力します。

今回は、点数が
80点以上で「A」
30点以上で「B」
それより低ければ「C」評価とします。

まず、「伊達由加」さんの「知識・技能」の評定を決めます。

緑色のセル(E3)に、伊達由香さんの知識・技能(B3)をもとに評定を決定する数式を入力します。

『E3』に入力する数式

=IF(B3>=80,”A”,IF(B3>=30,”B”,”C”))

ここには、2つの数式があります。

  1. IF(B3>=80,”A”,IF(B3>=30,”B”,”C”))
  2. IF(B3>=30,”B”,”C”)
数式の解説

①もし、B3の値が80以上なら、Aと表示する。そうでなければ、②の数式を実行する。

②もし、B3の値が30以上なら、Bと表示する。そうでなければ、Cと表示する。

2段階の数式を設定することで、A・B・Cの3つの条件を示すことができます。

(「C」になる条件は、①でも②でもない場合ということになります。)

入力した数式をコピーして貼り付ければ、全員の全ての観点別評価が入力されます。

数式貼り付けは

『Ctrl』+『Alt』+『V』を押した後、『F』を押して、『Enter』を押すと、スマートに実行できます。

評定の付け方

観点別評価を数値化

評定を付けるためには、以下の3ステップが必要です。

  1. 観点別評価(A・B・C)を、数値化する。
  2. 数値化したものを、合計する。
  3. 合計した数値に合わせて、評定をつける。

まずは、観点別評価の数値化します。

観点別評価は「A」・「B」・「C」の3つなので、
「A」なら3点
「B」なら2点
「C」なら1点と、点数をつけていきます。

まずは、「伊達由加」さんの「知識・技能」の数値化です。

緑色のセル(H3)に、伊達由香さんの知識・技能の評定(E3)をもとに数値化する数式を入力します。

『H3』に入力する数式

=IF(E3=”A”,3,IF(E3=”B”,2,1))

ここにも、先ほどと同様に、2つの数式があります。

  1. IF(E3=”A”,3,IF(E3=”B”,2,1))
  2. IF(E3=”B”,2,1)
数式の解説

①もし、E3の値が「A」なら、3と表示する。そうでなければ、②の数式を実行する。

②もし、E3の値が「B」なら、2と表示する。そうでなければ、1と表示する。

この数式も同様にコピーして貼り付ければ、全員分が完了します。

数値化したものを合計

ここでは、数値化した観点別評価を合計します。

まずは、「伊達由加」さんの、数値を合計します。

緑色のセル(K3)に、伊達由香さんの観点別評価の数字(H3〜J3)を合計する数式を入力します。

『K3』に入力する数式

=SUM(H3:J3)

数式の解説

H3からJ3までの数値を合計する。

この数式も同様にコピーして貼り付ければ、全員分が完了します。

合計した数値に合わせて評定をつける

ここでは、合計した観点別評価の数値に合わせて、評定を決定します。

評価の組み合わせと評定のパターンは、以下の10通りとします。

したがって、数値の合計が
「9」であれば「5」
「8」であれば「4」
「5以上」であれば「3」
「4」であれば「2」
それ以外であれば「1」と、条件を設定します。

まずは、「伊達由加」さんの評定を決定します。

緑色のセル(L3)に、伊達由香さんの数値の合計(K3)をもとに評定を決定する数式を入力します。

『L3』に入力する数式

=IF(K3=9,5,IF(K3=8,4,IF(K3>=5,3,IF(K3=4,2,1))))

 ここには、4つの数式が含まれています。

  1. IF(K3=9,5,IF(K3=8,4,IF(K3>=5,3,IF(K3=4,2,1))))
  2. IF(K3=8,4,IF(K3>=5,3,IF(K3=4,2,1)))
  3. IF(K3>=5,3,IF(K3=4,2,1))
  4. IF(K3=4,2,1)
数式の解説

①もし、K3の値が「9」なら、5と表示する。そうでなければ、②の数式を実行する。

②もし、K3の値が「8」なら、4と表示する。そうでなければ、③の数式を実行する。

③もし、K3の値が「5以上」なら、3と表示する。そうでなければ、④の数式を実行する。

④もし、K3の値が「4」なら、2と表示する。そうでなければ、1と表示する。

この数式も同様にコピーして貼り付ければ、全員分が完了します。

これで、一連の成績処理が完了しました。

まとめ

今回は、Excelの関数「IF」を活用して、面倒な成績処理を自動で行う方法を紹介しました。

  1. 観点別の点数に応じて、評価をつける。
  2. 観点別評価を数値化して、合計する。
  3. 合計した数値をもとに、成績をつける。

「IF」が何回も連続して使われると、少しわかりにくい気がしてしまいますが、ゆっくりと内容を考えれば、理解することができます。

今回紹介した数式は、基準となるセルを変更すれば、どの成績にも応用することができます。

また、全ての数式が入力されていれば、最初の観点別の点数さえ入力すれば、全て自動で評価をつけてくれます。

学校現場では、必ずと言っていいほどExcelが使われています。
そして、その中でも使用頻度が高いものが「IF」です。

今回の記事を参考にしていただき、ぜひ、自らの仕事効率アップに役立てていただければと思います。

なお、この記事の続きとして

  • 成績の基準となる数値を一括で変更する。
  • 「A」・「B」・「C」の人数を確認する。

方法を紹介した記事も作成しました。ぜひ読んでみてください。

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今回も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
これからも、教員のみなさんにとって有意義な内容をお伝えできればと思います。