仕事術

【スキャンするだけ!】時間を生み出す方法

教員の仕事は、教室で生徒と直接関わる仕事が多いですが、
実は、職員室でデスクワークをしている時間も同じくらい多いですよね。

デスクワークをしていると、本当にたくさんの「書類」が発生します。
学校教育の場では、まだまだペーパーレスは浸透していません。

  • 生徒から回収したプリント
  • 保護者から回収したアンケート
  • 他の教員の学級通信
  • 会議の資料
  • 研修会などの資料
  • 関連団体からの依頼文

今回は、これらの書類をどう管理べきかについて、私自身の経験と実践をまとめます。

こんな人に読んでほしい!
  • デスクワークを効率的に終わらせたい。
  • 机の上に書類が山積みになっている。
  • 書類を探す時間を減らしたい。
  • ペーパーレスに興味がある。

学校教育という特性上、ペーパーレス化には時間がかかるとは思いますが、
自分の工夫次第では、非常に多くの場面で、ペーパーレスに近い状態にできると思います。

探し物は年間150時間のムダ

デスクワークをしていると、誰もが必ず経験することがあります。

それは、

「あれ、あの資料どこいったっけ?」

と、必要な資料が見つからないことです。

以前、大手文房具メーカーのコクヨが調べた「仕事中に探し物をする時間」では、
平均的なビジネスマンは年間で150時間も、探し物に時間を費やしているそうです。

このデータは、ビジネスマンであって、教員のものではありません。
しかし、教員だってたくさんのデスクワークをしていますので、
それほど大きな違いがないと思われます。

ちなみに、
多くの都道府県が採用している「月の残業時間上限」は、45時間です。
比べてみると、探し物というムダな時間の多さにショックを受けます。

解決策はデジタルで保管すること

探し物の時間を減らす最高の方法は、書類を紙で保管しないことです。

紙が多いから、探し物が増えます。
だったら、紙を持たなければいいのです。

そのための方法が、「デジタルで保管する」です。

デジタルで保管するメリット
  • 本当に必要なものがすぐ見つかる。
  • 机がキレイになって気持ちいい。
  • 「検索」をすることで、素早く探すことができる。

デジタルで保管する方法

スキャナーを使う

書類をデジタル化するための手段として、一番早いものはスキャナーを使うことです。

みなさんの職場にも、スキャナーがあるのではないでしょうか。
「スキャナーなんて無い!」という方は、一度コピー機を確認してみてください。

多くの職場にあるコピー機には、スキャン機能が搭載されています。

スキャンしたデータをUSBメモリ等を使ってパソコンに移動させたり、コピー機から直接データを保存したりすることができます。

写真を撮る

スキャナーがない、コピー機まで移動することが面倒臭いという方には

スマホで写真を撮る

という方法もあります。

最近は、書類のサイズに合わせて自動でトリミングしてくれる「スキャンアプリ」も多数あります。

撮った写真(データ)を、メールで送ったり、USBケーブルで接続したりすれば、簡単に学校のパソコンに保存できます。

大量の資料をスキャンする場合にはオススメできませんが、非常に便利です。

おすすめのスキャンアプリ
  • Microsoft Office Lens
  • Adobe Scan

そもそも印刷しない

デジタルで保管するためには、そもそも印刷しないことも有効です。
ペーパーレス化に向けて、これが一番大切かもしれません。

だって、その資料

だれかがデータ持っているんでしょ?

今、みなさんの机にある資料のほとんどが、パソコンで作られているはずです。

  • 会議の資料
  • 保護者への配布物
  • 関係団体からの依頼文

これらは、職員に配布するにあたって、紙に印刷しています。
中には、メールのデータをわざわざ紙に印刷して、職員に配布しているところもあります。

「配布すること・保管すること」に関していえば、紙に印刷する必要が全くありません。

「検索」で資料を探す

デジタルで保管する最大のメリットは「検索」によって、欲しい資料をすぐに見つけることができることです。

ファイル名に詳しい情報を載せる

データを検索する際、検索対象になるものは、ほとんどが名前です。

私は、以下のように名前をつけて保存しています。

  • 20211202 ○○中学校授業研究会 道徳 ○○先生.pdf
  • 20211203 ▲▲についての依頼 市教委.pdf

このように、「日付」を確実に入力し、あとは必要そうなキーワードを並べておきます。

資料が必要な時は検索をしますので、キーワードが多い方が、検索しやすくなります。
ただし、多すぎると、検索結果が多くなりすぎてしまいます。

フォルダを分けすぎない

ファイルをフォルダに保存する際に、あまり細かくフォルダを分けると、どこを検索すればよいかわからなくなり、かえって探すことに時間がかかってしまいます。

おすすめは

担当する校務分掌1つに、フォルダ1つです。

フォルダの中に、またフォルダを作るなど
フォルダの数が増えると、保存する時も迷ってしまいます。

例えば、学級担任に関わる資料であれば、「学級担任」のフォルダに全て保存しておきます。
そうすることで、迷わずに検索することができます。

まとめ

今回は、探し物を減らすために、データを保存することについてまとめました。

  • 探し物は、年間150時間のムダ
  • デジタルで保管するメリット
  • デジタルで保管する方法
  • 検索で資料を探す方法

学校という場所は、生徒や保護者を相手にしている関係で、なかなかペーパーレスが進みません。
伝えたい内容は、紙に印刷して配る以外に方法がないからです。

また、「これまで通り」印刷して配布する
という風潮も、まだまだ強いと思います。

その結果、探し物に時間がかかることになっています。

しかし、自分でできることはあります。

まずは、今あなたの机に積まれている資料
ひとつでもスキャンして、紙を減らしてみませんか。

なお、書類をデータで保存・活用する場合は
デュアルディスプレイにすることを、オススメします。

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今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。
これから、豊かな教員生活を目指して、学んで行動していきます。