最近、会議に参加することが多くなりました。
年齢が上がっていくと、そういう立場にもなっていきますよね。
学校で行われる会議のほとんどは、放課後に行われます。
場合によっては、勤務時間を過ぎてから始まることもあります。
ただでさえ、生徒との生活で疲れている放課後に、勤務時間を超えて会議をするわけです。
誰だって、早く終わりたいと思っているはずです。
それなのに、学校で行われる会議は、長いわりに大した議論が行われません。
長時間会議したあげく、「去年と同じ」に落ち着くことが多いです。
そこで、今回は一言で簡単に会議改革ができる言葉をまとめたいと思います。
会議を主催する人でなくても、簡単に会議を改善することができます。
会議を改善する「ひと言」
「この会議は、何を決めたら終了ですか？」
会議が長くなる一番の要因は、終了条件が決まっていないことです。
終了条件が決まっていないのに会議をすることは
ゴールのないマラソンを走っている様なものです。
学校で行われる会議のほとんどは
「開催することが決まっているから、会議をする」
ことが多いため、目的が明確ではないことがあります。
会議を始める前に、一言
「この会議は、何を決めたら終了ですか？」
と、主催者に聞いてみましょう。
上司に対して質問することは、勇気がいるかもしれませんが
この質問は、何かを批判したり否定したりするものではありません。
さらに、この後の会議で積極的に意見を伝えれば
「よりよい会議にしたい」という思いが、より伝わります。
「決まったことを確認させてもらえますか？」
会議が終了した時は、終わったことに対する解放感や達成感から
意味のない会議をしていても、満足そうにしている人が多いです。
そこで、終わる時に、一言
「決まったことを確認させてもらえますか？」
と、尋ねてみましょう。
この発言は、経験の浅い人ほど言いやすいです。
「聞き漏らしていたらいけないので・・・」などと理由をつけやすいからです。
決まったことを確認することは、さまざまなメリットがあります。
ミスがなくなる
会議で話をしたはずなのに、共通理解ができていなかったり、担当者が忘れていたりすることがあります。
- 共通理解することは何か。
- 誰が担当するのか。
- 期日はいつなのか。
会議の最後に、改めて確認することで
認識の不一致がなくなったり、担当者のミスを防げたりします。
会議の有効性を確認できる
決まったことを確認すると、会議の成果を確認することができます。
そして、こう思います。
「こんなに時間をかけて、決まったのはこれだけ？？」
こういう疑問を参加者がもつことで、今後の会議への意識が変わっていきます。
まとめ
今回は、ひと言で簡単に会議改革ができる言葉をお伝えしました。
- 「この会議は、何を決めたら終了ですか？」
- 「決まったことを確認させてもらえますか？」
ベテランでも、若手でも
だれでも使える言葉ですので、ぜひ活用していただければと思います。
ちなみに、会議は何かを決める場です。
職員会議などで、決められたことを報告するシーンが多くみられますが、あれは会議ではありません。
- 資料を配布する。
- 掲示板やお知らせツールを活用する。
こういった方法で、会議の時間を減らすことができます。
どうしても直接話をしなくてはいけない場合は、担当の人にだけ伝えればOKです。
今回も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
これから、教員の豊かな生活のために、学んで行動していきたいです。
